En föreningsledare ansvarar för grupplanering och närvarorapportering i en förening med ca 500 deltagare i föreningens idrottsskola. Den löpande registreringen av gruppernas närvaro och den slutliga sammanställningen av statligt och kommunal närvaro tar 3-4 veckor per termin i anspråk.

När gruppsammansättningen är klar skrivs alla 200 närvarokort ut manuellt och delas ut till de 40 ledare som tillsammans ansvarar för aktiviteterna i respektive grupp. Alla ledare markerar närvaro efter varje sammankomst och vid terminens slut lämnas de ifyllda närvarokorten in till kansliet. På kansliet påbörjas sedan det mödosamma arbetet med att sammanställa närvaron för vidare ansökan om kommunalt och statligt bidrag.

Efter att föreningen investerat i programmet Peak24 Medlem Coach och tecknat ett abonnemang på tjänsten Närvaroservice så har tiden man lägger ner på arbetet med grupplanering och närvaro minskat från 6-8 veckor per år till ca 1 vecka per år.

Visserligen förekom en hel del inledande arbete med att registrera deltagare, ledare, tider och grupper. När dock detta arbete väl var slutfört så fick föreningen verklige skörda frukterna av sin investering.

När alla grupperna hade sammanställts så skapade föreningsledaren med några knapptryckningar deltagarbekräftelser och fakturor för varje deltagare. I enbart detta moment sparade föreningen ett par dagars arbete.
I nästa steg så aktiverades närvarokort för föreningens alla 200 grupper och alla gruppers sammankomster skapades för den aktiva perioden. Denna process startades med några knapptryckningar och var klar när föreningsledaren kom tillbaks efter fikarasten.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

När närvarokorten var skapade så skrevs dom ut och delades ut till respektive ledare.

På närvarokorten visas alla deltagare samt datum och tid för terminens alla sammankomster för den aktuella gruppen.

Varje ledare markerar sedan deltagarnas närvaro på sitt kort.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

I samband med utskriften av närvarokorten så aktiverade föreningsledaren abonnemanget på tjänsten Närvaroservice.

Aktiveringen sker genom att klicka på en knapp på den speciella dialogruta som finns i rutinen närvaro.

När abonnemanget verifierats så utför föreningsledaren fyra enkla moment.

I första momenten skapas webbsidor med föreningen 200 närvarokort med en knapptryckning. När närvarokorten är skapade så granskar föreningsledaren korten och kontrolleras så att allt verkar stämma.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

I det tredje momentet överförs närvarokorten till den speciella webbplats som ingår i abonnemanget. Detta sker med ytterligare en knapptryckning och processen tar ca 1 minut.

När närvarokorten är överförda så klickar föreningsledaren på ytterligare en knapp så öppnas webbplatsen och en sista kontroll kan göras.

Nu är tjänsten igång och föreningens 40 ledare loggar nu regelbundet in på den speciella webbplatsen och registrerar närvaron för sina grupper direkt på Internet. Detta sker med underlag av den manuella registrering som gjorts på respektive pappersutskrift.

Exempel på webbplats

Registreringen överförs sedan till en server på Active Coach Svenska AB där den behandlas och grupperas med andra registreringar. Med jämna mellanrum överförs sedan registreringarna till en dedikerad klientserver och kan sedan hämtas direkt från programmen Peak24 Medlem 7.0 och Peak24 Förbund 7.0 med en knapptryckning.

Alla inkommande närvaroregistreringar presenteras i en lista. Blåa rader visar att motsvarande närvarokort hittats i närvaroregistret och röda rader visas att kortet inte kan hittas.
Nu behöver föreningsledaren bara klicka på knappen "Uppdatera" så uppdateras närvaroregistret och raden blir grön som bevis på att uppdatering utförts.
För närvarokort som markerats med röd färg finns möjlighet att detaljgranska registreringen genom att klicka på önskad rad.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

På sidan för detaljgranskning av inkommande registrering visas all grundläggande information. Här finns också en direktlänk till det närvarokort på Internet som använts för registreringen.

Föreningen har också köpt tilläggsmodulen eKontakt vilket innebär att föreningsledaren nu kan skicka ett snabbmeddelande till aktuell ledare och uppmana honom att göra om registreringen. Detta sker med endast en knapptryckning.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

När terminen är slut och sista närvaroregistrering har hämtats så är det dags att slutföra arbetet. Första steget är att skriva ut alla 200 närvarokort eftersom dessa ska biläggas ansökan om statlig och kommunal närvaro.

När alla närvarokort är utskriva i två exemplar så är det dags att göra den slutliga sammanställningen. Detta görs från rutinens rapportmeny och med bara några knapptryckningar.

Eftersom föreningen har 200 närvarokort som ska sammanställas så tar beräkningar och utskrifter ca 20-30 minuter. Föreningsledaren startar därför processen strax före lunch och allt är sedan utskrivet och klart vid återkomsten.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

Redan några timmar efter att sista närvaroregistreringen har uppdaterat närvaroregistret så kan föreningen nu lägga sammanställning och ansökan på postlådan.

Med tjänsten Närvaroservice kan du alltså spara enormt mycket tid. Du slipper dubbelarbetet med att gruppledaren markerar närvaro på det utskrivna närvarokortet och att sedan denna närvaro måste registreras en gång till i dataprogrammet.
Om varje gruppledare tar som vana att efter varje sammankomst registrera närvaron direkt på Internet så är hela tiden närvarostatistiken i dataprogrammet Peak24 Medlem 7.0 eller Peak24 Förbund 7.0 helt aktuell.

Abonnemanget på tjänsten Närvaroservice har alltså medfört att föreningen sparar 5-7 veckor per år som föreningen nu kan lägga på andra mer verksamhetsnära aktiviteter.

För tjänsten Närvaroservice betalar föreningen endast 2 145 kronor + moms per år.

För mer information om tjänsten Närvaroservice och medlemsprogrammen inom serien Peak24 Softline kan du ta kontakt med Active Coach Svenska AB.